高级程序员
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小 发表于 2007-7-25 10:14 只看该作者
用Word轻轻松松填写邀请函
单位搞活动,要邀请一些平时主要通过电子邮件进行联系的客户来参加,这打印邀请函的任务就落到了我头上。所有人的邀请函格式都是相同的,倒不难写,但总不能把空白邀请函打印完成后,我再手工将客户姓名逐一填上吧?再说这些客户平时主要通过邮件联系,所以他们的联系方式都保存在Foxmail的地址簿中,并没有单独保存。怎么使这项工作做得省力些呢?您别说,还真有办法,请您接着往下看。
一、把客户姓名资料导出
客户资料放在Foxmail的地址簿中肯定是不行的。我们得先将它导出。方法很简单:点击Foxmail菜单命令“工具→地址簿”,打开地址簿。单击客户地址所在文件夹,然后点击菜单“工具→导出→CSV文件”。如图1所示。在打开的对话框中指定导出文件的保存地址和文件名,点击“下一步”,在对话框中选择需要导出的字段,点击“完成”按钮。
![](http://www.pconline.com.cn/pcedu/soft/office/word/0508/pic/20050824-word-1.jpg)
图1 二、使用邮件合并打印邀请函
运行Word,将姓名一栏空出。编辑邀请函的其它内容。编辑完成后,将鼠标定位于姓名处,点击菜单命令“工具→信函与邮件→邮件合并”,打开邮件合并任务窗格。实现邮件合并共需要以下六步。
1.选择文档类型:本步骤为指定正在使用的文档是什么类型,选中其下方的“信函”单选项就可以了。
2.选择开始文档:选中“使用当前文档”单选项。
3.选取收件人:这一步是比较重要的。选中“使用现有列表”单选项,然后点击任务窗格中“浏览”按钮,在打开的“选取数据源”对话框中,找到我们刚才导出的文件,并双击。现在会打开“邮件合并收件人”对话框。我们可以在此对收件人进行确认。要删除某位收件人,只要把他姓名前的小勾去掉选择就可以了。完成后点击“确定”按钮,并点击任务窗格中的“下一步”。
4.撰写信函:点击任务窗格中的“其它项目”按钮,在打开的对话框中选中“姓名”,再点击“插入”按钮,然后关闭。
5.预览信函:此时您会看到文档中已经自动填写了姓名列表中第一个姓名,您可以点击任务窗格中“向前”或“向后”按钮查看前一位或后一位收件人的姓名是否正确。如图2所示。
![](http://www.pconline.com.cn/pcedu/soft/office/word/0508/pic/20050824-word-2.jpg)
图2 6.完成合并:点击任务窗格中“编辑个人信函”按钮,在“合并到新文档”对话框中选中“全部”单选项。点击“确定”后就可以产生一份页数与收件人数相同的文档。您也可以直接点击任务窗格中的“打印”按钮,直接将合并文档发送至打印机打印。
好了,经常这么一番小小折腾,这打印邀请函的任务就可以轻轻松松完成了。用这样的方法,以后再也不用手工填写信封了。把相关的信息导出,再用邮件合并,就事儿就简单多了。
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